F-03 Inspecciones periódicas
Control de inspecciones OCA de ascensores: que ninguna venza sin que lo sepas
Cada ascensor con la fecha de su próxima inspección, alertas escalonadas desde 90 días antes, los defectos del acta con su plazo y el proceso del mes, de la carta al cliente a la solicitud a la OCA, en el mismo sitio.
Revisado el
Lo que pasa hoy
Lo que pasa cuando las OCA se llevan en una hoja de cálculo
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Caso 01
La inspección que vence en silencio
La fecha está en una hoja que nadie abre hasta que el administrador pregunta por qué el ascensor está fuera de plazo.
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Caso 02
El defecto que se queda en el acta
La inspección deja un defecto con plazo, el acta se archiva y nadie presupuesta la reparación hasta que vuelve el organismo.
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Caso 03
Las cartas de cada mes
Avisar a los clientes, pedir la inspección y cuadrar fechas con cada OCA, a mano y cliente por cliente.
Qué hace Elevaly
Lo que ya controla Elevaly
Solo contamos lo que el producto hace ahora mismo. Lo que está en camino lo verás marcado más abajo.
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02.1
Próxima inspección por ascensor
Cada ascensor tiene la fecha de su próxima inspección, calculada con la fecha del acta y el intervalo de ese aparato. Se recalcula sola al registrar la inspección.
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02.2
Alertas a 90, 60, 30 y 7 días
Cada vez más urgentes según se acerca el vencimiento, y una más al vencer. La alerta anterior se cierra sola para no llenar la pantalla.
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02.3
Ficha de inspección completa
OCA, número RAE, expediente, fechas de citación, acta, envío al cliente y acta definitiva, resultado de la inspección y su facturación.
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02.4
Defectos con plazo
Gravedad (observación, leve, grave o muy grave), plazo y fecha límite de cada defecto, con el presupuesto y la reparación que lo subsanan.
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02.5
El proceso del mes
Apertura de fichas, cartas a los clientes, solicitud a la OCA, inspección realizada y trabajos terminados, con sus PDF y envío por email a la OCA.
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02.6
Etiquetas RAE y marca EN 81-28
Etiquetas RAE en PDF, cinco por hoja A4, y la marca EN 81-28 en cada ascensor para listar los que tienen tele-alarma.
Cómo funciona
Del acta a la siguiente inspección
- 01
Registras la inspección
Al grabar el acta o dar la inspección por realizada, Elevaly recalcula la fecha de la próxima en la ficha del ascensor.
- 02
Apuntas los defectos
Cada uno con su gravedad y su plazo. Los graves y muy graves abren un aviso para ese ascensor automáticamente.
- 03
Llegan las alertas
Desde 90 días antes del vencimiento, en Notificaciones y en la campana de la cabecera, con opción de posponer o descartar.
- 04
Preparas el mes
El proceso mensual genera las cartas a los clientes y las solicitudes a la OCA de los ascensores que toca inspeccionar.
En detalle
La fecha que manda: la próxima inspección
En Elevaly, cada ascensor tiene su fecha RAE: la de la próxima inspección periódica. Sale de la fecha del acta más el intervalo que tenga ese aparato (en años). No hay que recalcularla a mano: cuando grabas el acta o das la inspección por realizada, la ficha del ascensor se actualiza sola.
En la pantalla de inspecciones tienes, además, un contador de las que vencen en los próximos 30 días y el listado completo exportable, para repartir el trabajo del mes con los números delante.
Alertas que suben de tono
Cada mañana Elevaly revisa los vencimientos y genera las alertas que tocan: a 90 días (aviso informativo), a 60 y 30 (más urgentes), a 7 días (alta) y al vencer (crítica). Cuando una alerta sube de nivel, la anterior se cierra sola; si alguien descartó una alerta y la situación empeora, vuelve a aparecer.
Lo mismo pasa con los plazos de los defectos y de las subsanaciones: también generan sus alertas, y las críticas se avisan por notificación y por email a los administradores de la cuenta.
Defectos: del acta a la reparación
Un acta con defectos no termina en el archivador. Cada defecto se registra con su gravedad y su plazo, y la ficha guarda el número de presupuesto, la reparación que lo subsana, el importe y si está resuelto. Cuando creas la reparación a partir de esos presupuestos, su número queda apuntado en el defecto, y al terminarla la inspección pasa a «Trabajos realizados». Se pueden registrar hasta tres subsanaciones por inspección.
Los defectos graves y muy graves no esperan al siguiente repaso de la lista: al darlos de alta se crea un aviso para el ascensor, que sigue el circuito normal de la gestión de avisos.
El proceso del mes, de la carta a la inspección
Las empresas conservadoras repiten cada mes el mismo trabajo: ver qué ascensores toca inspeccionar, avisar al cliente, pedir la inspección al organismo y seguir el resultado. Elevaly lo organiza en cinco pasos: apertura de la ficha de inspección, emisión de cartas (con la hoja de verificación previa), solicitud de inspección, inspección realizada y trabajos terminados. Cada paso genera sus PDF, y la solicitud se puede enviar por email a la OCA.
Para el seguimiento hay doce listados preparados, entre ellos «Solicitar Inspección», «Sin Acta de Inspección», «Sin Definitivo», «Trabajos sin notificar OCA», «Pendiente facturar», «Exp. sin Visar» o «Leves sin MR».
Y la inspección también se factura
La ficha de cada inspección incluye su resultado y sus datos de facturación, y la facturación de inspecciones tiene su propia pantalla. El listado «Pendiente facturar» te dice qué inspecciones hechas aún no se han cobrado.
Preguntas frecuentes
Dudas habituales sobre las inspecciones
La primera alerta salta 90 días antes del vencimiento y después a los 60, 30 y 7 días, y al vencer. Cada una sustituye a la anterior y es más urgente. Se ven en Notificaciones y en la campana de la cabecera, y el resumen diario incluye las OCA que vencen en los próximos 30 días.
Al darlo de alta, Elevaly crea un aviso para ese ascensor, de modo que entra en el circuito de la oficina. Su plazo genera alertas, y un defecto muy grave fuera de plazo se marca como crítico.
Sí. Las OCA se dan de alta en un catálogo con sus oficinas y su precio por defecto, y cada empresa elige qué organismos quedan fuera de las cartas a clientes. Los textos de las cartas también se configuran por empresa.
Sí. En la ficha del ascensor del móvil aparecen los defectos de OCA sin subsanar, para que los tenga delante en la visita.
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