F-01 Avisos y averías
Gestión de avisos de ascensores: de la llamada al albarán firmado
Recoges la llamada, Elevaly te dice lo que debes saber antes de colgar, el aviso llega al técnico de la zona y se cierra con su albarán. Y si un rescate se queda sin asignar, la oficina se entera.
Revisado el
Lo que pasa hoy
Lo que se pierde cuando los avisos van en papel
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Caso 01
El aviso que ya estaba dado
Llama otro vecino por la misma avería y se manda dos veces al técnico. O nadie se da cuenta de que ese ascensor lleva parado desde ayer.
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Caso 02
La llamada a deshoras
Entra un rescate fuera de horario, se apunta en un pósit y al día siguiente nadie sabe a qué hora se comunicó ni quién fue.
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Caso 03
La reclamación seis meses después
El cliente dice que nadie fue. Sin la hora del aviso, el técnico que lo atendió y el albarán firmado, es tu palabra contra la suya.
Qué hace Elevaly
Lo que ya hace Elevaly con cada aviso
Solo contamos lo que el producto hace ahora mismo. Lo que está en camino lo verás marcado más abajo.
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02.1
Recepción por calle o teléfono de cabina
Buscas el ascensor por la dirección o por el teléfono de la cabina, eliges el aparato y apuntas quién llama, qué pasa y el tipo de aviso: normal, rescate u objeto en foso.
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02.2
Advertencias antes de guardar
Si el aviso ya está comunicado, si el cliente tiene facturas pendientes, si el ascensor figura como parado o tiene incidencias abiertas, la pantalla te lo dice antes de guardar.
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02.3
Asignación al técnico de la zona
El aviso va al técnico de la zona del ascensor. Desde Gestión de Avisos puedes cambiarlo o repartir varios de golpe, a un técnico o a un equipo.
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02.4
Alerta si un aviso urgente se queda parado
Un rescate, una avería o un objeto en foso que pasa una hora sin asignar, o cuatro sin atender, salta como alerta en la oficina. Las reclamaciones tienen plazos más largos.
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02.5
Cierre con albarán firmado
El técnico crea el albarán desde el propio aviso, con trabajos, materiales, fotos y firma del cliente, y el aviso queda atendido. Para las falsas alarmas existe «Atender sin albarán».
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02.6
Cobro según el contrato
Cada línea del albarán se marca como facturable o no según el contrato del cliente (todo riesgo, normal o garantía). Lo facturable queda pendiente para la facturación de albaranes.
Cómo funciona
Del teléfono al albarán, en cuatro pasos
- 01
Entra la llamada
La oficina localiza el ascensor y registra el aviso con su tipo. La fecha y la hora quedan guardadas. Si el administrador de fincas usa el portal, puede darlo él mismo.
- 02
Se comunica al técnico
Se asigna al técnico de la zona o al que elijas, y le llega una notificación al móvil si la tiene activada.
- 03
El técnico lo atiende
En el móvil ve la dirección, llama al cliente o a la cabina, abre la ruta en el mapa y consulta la ficha del ascensor y sus defectos de OCA pendientes.
- 04
Se cierra con albarán
Registra lo que ha hecho, los materiales, fotos y la firma del cliente. El aviso pasa a atendido y lo que haya que cobrar queda listo para facturar.
En detalle
Un aviso, una ficha con hora, técnico y albarán
Cada aviso guarda cuándo se recibió, quién lo comunicó, a qué ascensor corresponde y cuándo se le pasó al técnico. Si se anula, queda la fecha y el motivo. Y cuando se atiende, queda unido al albarán que lo cierra, con su fecha, la hora si el técnico la indica, el trabajo hecho y la firma del cliente.
Además, las altas, asignaciones, anulaciones y cierres quedan anotados en el registro de actividad de la aplicación, con el usuario que lo hizo. Cuando alguien pregunte «¿quién cogió esta llamada?», la respuesta está ahí.
Elevaly no deja asociar un ascensor que no sea del cliente elegido. Parece un detalle, pero es el error que más historiales ensucia cuando se teclea deprisa.
Lo que ve la oficina
La pantalla Gestión de Avisos separa lo que importa en cada momento: los avisos pendientes de comunicar, los que ya se dieron al técnico pero aún no tienen albarán, los anulados y los ascensores que el técnico ha dejado parados. Desde ahí se asignan o reasignan uno a uno o en bloque.
Para el día a día hay listados preparados: avisos del día, avisos por operario, avisos por cliente, ascensores parados por mecánico, resumen mensual por operario o avisos dados sin albarán. Y una pantalla de estadísticas por zona para ver dónde se concentra el trabajo.
Los rescates no esperan
El tipo de aviso marca la urgencia. Elevaly revisa los avisos abiertos cada cuarto de hora: un rescate, una avería o un objeto en foso tienen una hora para estar asignados y cuatro para estar atendidos. Si se pasa, genera una alerta para la oficina sin que nadie tenga que vigilar el listado. Las reclamaciones tienen más margen y los avisos periódicos, el que más.
Cuando asignas un aviso, el técnico recibe una notificación en el móvil (si la ha activado en su cuenta). Desde ahí entra directamente al aviso, con la dirección, el teléfono de la cabina y el acceso a la ruta.
Avisos que nacen solos
No todos los avisos empiezan con una llamada. En Elevaly hay dos casos en que se crean automáticamente:
- Cuando un técnico cierra una revisión marcando que el teléfono de emergencia no funciona, se genera el aviso de reparación de la tele-alarma y la incidencia en el ascensor. Si marca agua en el foso o la etiqueta de inspección en mal estado, se abre la incidencia o el albarán correspondiente.
- Cuando una inspección periódica detecta un defecto grave o muy grave, se crea un aviso para el ascensor, de modo que no se queda solo en el acta.
Preguntas frecuentes
Dudas habituales sobre los avisos
Sí, si le das acceso al portal de clientes. Desde ahí ve los ascensores de su cartera y comunica la avería; el aviso entra en la oficina como cualquier otro y sigue el mismo circuito.
Sí. La ficha del cliente y la del ascensor tienen su pestaña de avisos, hay listados por cliente y por técnico, y el listado «Alertas de Avisos» saca los ascensores que superan el número de avisos que indiques en un periodo.
Sí, a CSV o Excel, filtrando por estado, tipo, técnico, cliente, ascensor o fechas. También hay listados en PDF como «Avisos del día», «Avisos por Cliente» o «Avisos no atendidos en el día».
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